La consultation des pièces par les copropriétaires
Les nouvelles modalités de consultation des pièces justificatives des charges par les copropriétaires.
Lorsque l'assemblée est amenée à se prononcer sur les comptes du syndicat, l'article 18-1 de la loi de 1965 prévoit que le syndic doit tenir à la disposition des copropriétaires les pièces justificatives des charges, selon les modalités qui sont précisées par décret du 30 décembre 2015. Le syndic doit également désormais tenir en outre à la disposition des copropriétaires, une note d'information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire collectifs.
1. La convocation doit indiquer le lieu, le ou les jours et les heures de consultation des pièces justificatives des charges.
Pendant le délai s'écoulant entre la convocation de l'assemblée générale appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci, le syndic tient les pièces justificatives des charges mentionnées à l'article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965 classées par catégories à la disposition de tous les copropriétaires pendant une durée qui ne peut être inférieure à un jour ouvré et doit être, en tout cas, appropriée à la dimension de la copropriété.
Le syndic fixe le lieu de la consultation des pièces justificatives des charges, soit à son siège, soit au lieu où il assure habituellement l'accueil des copropriétaires, le ou les jours et les heures auxquels elle s'effectue, qui doivent être indiqués dans la convocation. Lorsqu'il s'agit d'un syndic professionnel, ces jours et heures doivent être fixés pendant les jours et heures d'accueil physique déterminés dans le contrat de syndic.
Le syndic devra insérer, soit avant la question relative à l'approbation des comptes, soit en tête ou au pied de la convocation, un texte qui pourrait être rédigé en ces termes :
« La loi ALUR a modifié les anciennes dispositions de l'article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965, aux termes duquel l'assemblée générale fixait les modalités de consultation des pièces comptables. Il incombe désormais au syndic de fixer les jours et les heures auxquels cette consultation pourra se faire. Nous vous informons que désormais les copropriétaires qui le souhaitent pourront consulter les comptes et les pièces justificatives des charges tel jour, entre telle et telle heure ».
2. Les droits des copropriétaires dans le cadre de la consultation des pièces justificatives
L'article 9-1 du décret du 17 mars 1967 consacre le droit des copropriétaires d'obtenir des copies des pièces comptables et de se faire assister par un membre du conseil syndical.
- Le droit d'obtenir une copie des pièces justificatives des charges
L'article 9-1 du décret du 17 mars 1967 dispose : « Les pièces mentionnées au premier alinéa sont des documents originaux ou des copies ». Le syndic n'est donc pas tenu de présenter les originaux des pièces comptables, en sorte par exemple que celles-ci pourront être présentées sous forme de « scan ».
La consultation des pièces justificatives est gratuite, à l'exception de la demande de remboursement du coût des frais de photocopie qui ne devra pas porter atteinte, par son caractère élevé, au droit des copropriétaires d'obtenir copie des pièces.
- Le droit de se faire assister par un membre du conseil syndical
Les copropriétaires peuvent se faire assister par un membre du conseil syndical dans la consultation qu'ils font des documents justificatifs. Le syndic doit désormais refuser purement et simplement toute communication des documents comptables aux personnes étrangères à la copropriété et refuser que le copropriétaire se présente chez le syndic avec toute autre personne qu'un membre du conseil syndical
3. Sanction
Le défaut d'indication des modalités dans la convocation à l'assemblée générale rendra contestables les résolutions relatives à l'approbation des comptes et au vote du budget prévisionnel et plus généralement, toutes les résolutions ayant des incidences directes ou indirectes sur les charges.
De plus, le syndic qui omettra d'indiquer de telles modalités dans la convocation, engagera nécessairement sa responsabilité civile professionnelle, dès lors que le copropriétaire requérant sera en mesure de justifier d'un préjudice réel et sérieux, lié au défaut de consultation préalable des charges.